如何建立连锁门店工单管理系统？

　　连锁业近些年来快速发展，新的品牌不断涌现，门店数量越来越多、越来越分散。随之而来的门 店资产维护、维修、保养、巡检等日常工作变得越来越繁重，某种程度上已经制约了企业的发展，很 多企业都在思考或者已经付诸行动，力求改变目前的管理状况。信息手段、移动互联、物联网，这些 技术手段为连锁门店的维修管理带来了便利，也指明了方向，这就是系统化管理。

　　所谓工单系统包括管理系统和软件系统两方面。一个高效的工单系统一定建立在高效的管理系统 和高效的软件系统之上，至少是一个建立在高效的管理系统之上并辅助以一定的信息化管理。其中管理系统包含的内容比较多，比如组织架构、管理标准、工作流程、人员管理、资产管理、物料管理、 价格管理、维修商管理、合同管理、知识管理、信息管理、风险管理、策略管理等等。从次序上讲， 首先要有一套行之有效的管理系统，然后根据管理系统建设软件系统。

　　那么维修也需要进行系统化管理吗？

　　在谈论之前，我们首先需要回答这样两个问题：1、维修需要管理吗？ 2、维修需要系统吗？

　　维修工作大致存在修理和管理两个策略，修理指的是“只修不管”的策略，管理指的是“既修又管”的策略。两种策略都对，只是侧重点不同，采用哪种策略需要根据企业自身需求决定。一般来说 ，资产数量较少、比较简单、价值较低、维修费用不高、维修量不大，这种情况下，配备少量管理人员就能应付日常的工作，则可以采取“只修不管”的策略；反之则需要采取“既修又管”的策略。

　　连锁门店的特点就是不断复制、不断扩张。随着门店增加、管理幅度提升、工作量增大、管理要求提高等，“既修又管”的策略一定会遇到工作效率跟不上这个瓶颈，管理上渐渐不能满足企业的需 求，而简单地增加管理人员虽然可行但不可取，尤其是简单重复又繁重的工作浪费了管理人员大量宝 贵的时间。要改善这种局面就需要一套高效的管理工具，这就直接导致产生了软件系统的需求。

　　软件系统大的作用在于及时交换信息、长期储存数据、辅助统计分析。

　　信息的及时交换对提高工作效率起着至关重要的作用；数据的储存、查阅、统计、分析则大幅度 提高工作和管理的品质；同时，效率和品质的提升又能促进企业人员结构的优化。说到这里，我们再 回头看看开篇提出的两个问题并做出回答。如果回答是肯定的，那么，我们就需要建立一个系统来管 理维修活动的过程，反之则没有必要。

　　不过，我们也要清醒地认识到，凡事都具有两面性，系统也是一样。系统既有好的一面也有不好 的一面，关键要看设计和运行。一个糟糕的系统非但不能提高管理效率和品质，反而会阻碍日常工作 ，打击士气。设计得好只是一个完美的起步，运行中管理不到位仍然会使系统化管理半途而废。既要 有好的设计还要有好的运行，缺一不可。设计从简单实用到丰富完善，运行从标准化管理到智能化管 理。

　　下面我们一起了解一下运用软件系统的好处：

　　1、固化企业标准

　　标准靠人执行，但是在执行中往往会有某些偏差和错误，无论是有意还是无意，执行的偏差和错 误都会导致工作的失误。有一种观点甚至认为人是靠不住的，系统是靠得住的，理由则是系统只是机 械地执行既定的标准，不存在意识的干扰。换句话说，我们可以将既定的企业标准尽量设计到系统中 去，让系统辅助和约束人的操作。这样既能杜绝人为的错误，又能发挥系统的优势。

　　当然，人的作用是系统无法替代的。当标准不适用，当新情况发生，当需要各级授权决策的时候 ，还是需要人的参与，这也恰恰说明人的作用在于处理标准以外事情。把标准化管理交给系统，把非 标事务留给人去管理。

　　2、提高工作效率

　　速度快、方向正确历来是对于工作效率的基本理解。在影响工作效率的各个环节中，信息的及时 性和准确性将在很大程度上影响决策的速度和正确性。在保证信息准确性的基础上，信息的速度要从 传递速度和查找速度两方面理解。前者是及时性，后者是便捷性。这两点都需要强大的信息手段支撑 ，软件系统恰恰是处理信息的高手。

　　现代化的管理依赖信息和数据，而信息获得、信息传递、数据储存、数据统计、数据指标等等是 既重要又繁重的工作，往往是人力无法承受的。所以，就信息传递和数据利用这两点来说，系统的速 度远超过人力，系统的效率更是远胜过人脑。把大量、重复和固化的工作交给系统，将人员解放出来 得以处理异常的和标准外的事情。人和系统将工作再次进行分工，从而整体提高工作效率。

　　3、改善管理品质

　　改善管理品质是一个不断追求的目标。这个目标不能简单地理解为做得好就行，所谓“多快好省 ”才是形象描述释管理的品质的标准。所以，提高管理品质需要以一定的工作效率为基础。系统固化 管理标准和提高工作效率，统一了管理的认知，强化了标准的执行，释放了人员时间，从而有可能把 工作做得更加细致和完善。

　　如何建立工单管理系统？

　　1、梳理日常工作，建立完善的报修流程

　　提供门店扫码、门店微信公众号等便捷的报修方式。附带语音、拍照或视频等描述形式，故障描 述更清晰，系统自动分配订单。告别纸质化办公，通过手机或电脑在线了解服务进展，实时查收服务 进度通知，为顾客赢得便利，为企业带来好评。

　　2、 维修在线支付

　　改变维修结算方式，通过手机完成在线扫码支付、小程序支付或记账，系统实时记录整个流程， 并由企业管理员进行监管，从而提高维修时效、降低维修后费用计算审核的难度和复杂性、提高费用 的准确性和合理性、提高合作双方的互信。

　　3、设备智能巡检

　　为各门店设备保养提供创新定时定检计划、APP点检任务和微信扫码检等预防性维护模式，通过 水印照片签到、无网保存和管理端远程监管，确保员工执行到位，并生成巡检报告，确保社区设施和 人员活动的安全开展。

　　4、企业智识库

　　个人经验是在工作中不断实践积累而形成的，往往带有封闭性和主观性，经验随着人员的流动变 得不确定。而新人培训和学习过程需要企业知识，新情况发生需要借鉴原有的企业知识。

　　所以，通过的修大数据管理平台内部分享设备说明书、操作视频、安装图纸、规章制度、**经 验技能，帮助员工、维修人员移动端在线了解岗位职责，服务过程实时查阅知识要点，将个人经验转 变为企业的知识，企业的知识和人员结合形成团队的能力。

　　5、多维度数据分析

　　通过可视化数据大屏呈现各门店（日、周、月、年）历史数据、报修统计、人员KPI、异常单、 故障原因等多维度数据分析，各种报表秒速自动生成，且满足门店数据来源多样化的特点支持多种报 送方式，总部、门店管理者随时随地查询，纵览全局，一手掌控运营状况。

　　让移动管理更高效

　　的修大数据管理平台，致力于为中国连锁企业管理者提供移动工单管理、第三方维修服务结算、 设备全生命周期管理、服务全过程监督的一体化的解决方案，提升中国连锁企业的水平和门店顾 客体验。