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的修大数据分析平台:物业服务的痛点与工单管理系统的建立

发布:2023-05-23 17:49,更新:2023-05-23 17:49

  数字化浪潮席卷下,物业服务数字化变革也在加速。在这一进程中,物业管理行业面临的挑战被日益凸显出来。

  物业服务企业如何提升物业现有存量市场的内部管理水平,提升人效与服务品质。

  如何借助数字化转型“风口”,加强修练服务内功,寻求物业企业新的增长曲线,拓展增量市场等问题已成为阻碍物业行业发展的瓶颈。

  针对上述行业痛点,的修大数据管理平台通过对物业服务管理工作进行全面升级改造,帮助物企实现存量市场的数字化管控和增量市场的渠道拓展,让物业公司更具运营能力、盈利能力。

  一、 存在的痛点

  1 人员流动大,收入低

  物业人员流动大,管理成本高涨,传统物业服务仅靠收取物业费,盈利模式单一,物业不盈利,员工收入低,无法充分利用小区业主维修资源提供专项维修服务,增加物业营收;

  2 内外团队缺乏监管

  缺乏对维保人员维修前、维修中、维修后多个节点进行集中管理;微信群签到照片易作弊,信息杂多难整理,占内存易丢失,难以对应工作情况;对内部维修工及外聘临时工是否接私单、是否达标、是否虚假上报等事项缺少可靠、有说服力的监管手段,难以保证各项服务质量和效率;

  3 报修信息易遗漏,流程繁琐

  微信群、纸质报修,信息杂多易遗漏丢失,物业与业主沟通受限,业主催物业,物业催维保人员,流程较繁琐,反馈时间较长,导致报修问题解决较慢。

  4 问题描述不清楚

  电话、纸质报修对设备名称、具体位置以及故障问题等信息无法描述清楚,难以运用图片或视频加以辅助说明,致使维保人员无法对设施故障情况做出准确判断,进而影响维修进度;

  5 人工统计费时费力、不准确

  传统模式需要安排人员定期对所有报修单据进行统计,仅靠人工操作显然费时费力、工作量大,且准确性不高。维修记录、故障情况、配件出入库记录等内容无法详细追踪,信息零散,查询起来十分困难,无法还原每张工单的真实场境,致使物业方难以与维护方进行对账核实。

  二、解决方案

  1 方案目标

  零成本搭建物业自己的管理系统,实现物业智能化管控

  (1)无需采购软件、硬件服务器,公有云模式部署,基于预置模型及算法,快速搭建所需场景,无需投入运维成本,注册即可拥有自己的云报修管理系统;

  (2)系统具备信息系统安全等级认证,云端部署有效保障数据的安全运行;

  (3)通过开放物业微信公众号、二维码或APP等在线反馈渠道,让业主和商家都能进行在线实名或匿名投诉与建议,并能实时了解处理进展及结果,让物业各级领导和业主、商家信息沟通更顺畅,拉进管理者与反馈者之间的沟通距离,改善小区及物业管理服务质量,共创一个高质量的小区生活环境。

  整合资源,管理外部维保单位,提高物业收入

  (1)增加物业公司营收。开展住宅家庭水电网、家电维修、家具定制、房屋装修等增值业务,审核外部服务机构进驻小区平台,收取入驻费以及业务收益分成,增加物业外营收。

  (2)为第三方维修团队提供管理平台,依据有效的数据评估,制定相应的管理机制,全面提高团队的规范化管理和维修效率。

  (3)开放API接口,免费提供市面主流互联智能设备的对接接口,并开放第三方应用广场,为平台用户提供多样的应用服务体验。

  为业主提供便利报修服务,提升对物业的服务满意度

  (1)为社区业主提供扫码、物业微信公众号、H5网页等多种报修通道,并支持上传图片、语音或视频等加以描述,房屋、公共区域、别墅、花园等区域设备出现问题,随时随地便能在线报修,维保人员快速响应解决问题;

  (2)日常生活或活动中,遇到房屋质量、维修、扰民、安全、停车管理、公共服务等方面的问题可进行投诉或建议,并能实时了解处理进展及处理结果,通过全员参与监督维护,共创一个高质量的社区生活环境。

  为物业提供可视化的流程管控,提高管理效率

  (1)电子工单秒达指定维保人员,同步展示位置、设备名称、运行状态、故障描述、紧急程度等内容;支持现场维修报价,由业主在线支付(扫码、微信、支付宝)后维修;维修端可申请审批、上传现场图片或视频等线上流程操作,实现智能化维修管理,快速缩短时长,提高工作效率。

  (2)移动端打卡,限制外勤工作内容,实现工作效率大化;拍照签到,定位/时间水印信息取证,杜绝偷懒现象;移动端、后台实时获悉员工外勤行动轨迹,减少管理工作量。

  (3)通过移动端、PC端后台实时记录维保过程,实现从报障、派工、维修、完成、评价等全流程跟踪服务管理;通过自定义导出维修汇总表、维修明细表、配件明细表、配件汇总表内容即可查询想要的详细数据,并通过大屏呈现的周期(日、周、月、年)工单量、设备报修率、故障原因、维修超时、返修单、差评单等数据分析结果,对员工进行量化考核,以及制定维护决策,确保设备的正常运行。

  配件精细化管理:配件的领用、退回、维修更换等操作流程只需通过APP即可完成,并生成电子工单帮助管理员实时掌握配件流向。同时,通过后台智能的库存预警提示,协助管理员对配件进行合理调配,及时补充配件库存,确保配件供应正常,系统通过记录每个员工的领用情况,清楚了解每个配件的去向,实现配件精细化掌控,避免因配件的遗失或闲置造成资源浪费。

  二、方案详解

  1 平台应用

  的修大数据管理平台是一款集物业智能报修管理、社区商业拓展于一体的物业SAAS报修管理平台,为物企实现存量市场数字化管控,增量市场渠道拓展提供一体化解决方案。

  链接物业、业主、商家,整合更多商业服务及公共服务,建立成熟稳定的管理模式,让物业公司更具运营能力、盈利能力。

  (1)赋能

  注册即可拥有自己的物业智能管理系统,只需30分钟即可完成部署搭建,以及为用户提供安全、稳定、可靠的云服务;无需硬件辅助和培训,操作便捷易上手;支持创建自己的云课堂,自定义上传制度、知识经验,帮助内部人员快速掌握实践经验、适应新岗位、匹配工单设备资料辅助维修内部经验;操作流程、界面展示均可自定义搭配,赋能用户实现服务数字化转型。

  (2)创新

  拥有数据分析、定检点检、能耗、送物、智慧管线、投诉建议等智能创新模块,满足物业不同的管理场景。

  (3)融合

  支持第三方应用接入,满足用户的多样化服务需求;融合物业公众号、二维码、企业微信、钉钉、APP等多渠道报修,无需人工派单和催单,工单信息秒达维保人员,让每天重复做的事情只需做一次;管理人员实时掌握维保人员工作情况和工单进度;一键即可链接用户本地服务器,实现平台数据的共享和数据的数字化、智能化管控。

  2 核心功能

  “的修”平台,主要包含多渠道报修、数据分析、智识库、巡检、能耗、智慧管线、智能送物、投诉建议等模块化功能

  3 平台架构

  (1)智能服务

  系统界面方便、易用,使操作者感到系统遵循大家熟悉的办公与操作模式流程简化,操作简单,并能提供更多的便利操作入口;系统操作流程清晰,操作简单,用户不需要进行复杂的业务培训就可以轻松使用系统。

  (2)兼容性原则

  支持移动端:覆盖智能手机基于LBS提供在线解决方案;

  支持PC端:提供多种浏览器操作。

  (3)服务升级

  系统快速迭代,完善功能,无需用户维护;

  平台提供在线客服服务,实时响应。

  (4)安全性

  拥有信息安全等级保护认证;

  多云(华为云、电信云)业务架构部署方案,水平云数据中心,保障服务稳定,避免单点故障造成数据丢失;

  采用HTTP over SSL数据加密传输支持不同层级权限的管理系统,信息支持分权限展示;

  服务团队明确的权限划分,保证单位信息高度保密。

  4 功能应用场景

  系统支持对报修、派单、维修验收、评价等主线流程,提供审批、协助、转单、转计划处理等副线流程,以及工程部门的管理。

  (1)移动端操作流程

  支持扫码、物业公众号、企业微信、钉钉、H5网页等多种方式快速报修。解决以往存在报修描述不清楚、需专人重复派单操作、纸质数据易丢失等问题,实现智能化报修、自动化派单、数字化管理,让重复做的事情只需做一次。

  报修人:

  通过扫码、微信公众号、企业微信、钉钉或H5网页报修;

  支持选填位置、对象、描述、预约时间、语音、图片/视频、设备状态、紧急程度,提交报修单;

  在整个维修过程中,可以随时查看当前进度,与维修员电话或留言沟通,维修结束后可对维修员进行服务评价。

  管理员:

  对申请维修审批、协助、转计划处理、退回的工单进行审批处理;

  对提交验收的工单进行审查验收,验收不通过的工单需维保人员重新处理;

  可实时查看整体、部门及个人的数据分析,制定对策。

  维保人员:

  系统支持自动派单、管理人员派单或维保人员自主抢单维修,通过APP消息和提示音推送至维保人员APP账号,提醒其查看工单并进行处理;

  因特殊情况无法处理可转单至其他维保人员维修;

  可向指定审核人员申请维修审批,审核通过后再进行维修;

  如一个人无法解决问题可向指定审核人员申请协助,并备注原因;

  如不在职责范围内或不能处理的工单,可向指定审核人员申请退回至“待处理”池中,并备注退回原因;

  可设置维修计时,记录从开始维修到维修完成的具体时长,方便后台统计管理;

  维修过程报修、维修、管理三方可进行留言和电话沟通;

  超出成本预算或人为损坏时,可申请维修报价,进行一级或多级审批工单,线上实时付款、扫码付款或记账维修;

  如短期内无法完成,可申请转计划处理,备注原因,由指定审核人员审批确认;

  维修后选择故障类别(包含自然损坏、人为损坏、操作不当)、更换配件、填写处理方法,拍照并提交工单,等待审核人员验收通过。

  (2)多维度数据分析

  海量数据通过数据中台进行关联、整合和分析,让社区物业管理工作更方便、透明,不受分析人员水平的制约,管理与决策更加、高效。

  支持维修单量、过程记录和维修费用统计;

  支持整体故障分析(自然损坏、操作不当、人为损坏);

  支持日、周、月、年、自定义时段报表秒统计;

  支持统计分析各设备的报修率(包含报修次数排序、报修次数统计、各报修次数的分析对比);

  支持异常单分析(维修超时、差评订单、待支付订单、返修订单);

  支持人员KPI管理(包含工分值、好评率、差评次数、完工数、总工时、平均工时、维修费用等);

  支持用户评价统计分析(被评价次数、好评率、差评次数、平均分、评价等级、用户留言);

  支持系统数据同步至物业的本地服务器上。

  (3)生成社区设备报修码

  搭建设备数据,按楼栋、区域生成单设备、多设备的专属二维码,扫码即可快速报修,系统识别定位,自动分配维保人员上门维修,实现物业报修维修服务的全面覆盖。

  (4)规范化社区巡检服务

  快速制定定检、点检计划,系统派单、要求现场拍照签到(自动生成时间、定位水印信息及后台自定义水印内容),后台实时监督,生成巡检报告,让巡检工作智能化、规范化,解决漏检、跳项、手工记录效率低、工作核查不准确等问题,降低设备损坏率并延长设备的使用寿命,保障社区活动的正常开展。

  定检计划

  支持后台添加设备名称(如消防水泵、水箱、应急照明、电梯、门禁、楼道灯、社区道路、排水道等)和检查内容创建定检对象;

  支持自定义组合定检对象,创建定检模板;

  可结合对象或模板制定定期的定检计划,指定内部维保人员或第三方维修团队执行,并设定专人进行定检审核;

  针对定检结果进行后台实时记录,包括执行人、工单状态、完成时间、超时情况等信息,并自动生成设备巡检报告。

  点检任务

  支持APP创建点检任务,系统自动派单维保人员执行;

  支持自动派单至维保人员执行,采用完成一单消除一单的方式避免漏检、跳项的情况出现;

  APP端提供点检看板、记录等实时分析数据,包括执行人、工单状态、完成时间、超时情况等信息,并自动生成设备巡检报告。


联系方式

  • 地址:广州 广州市天河区天河路547号804房(不可作厂房使用)(仅限办公用途)
  • 邮编:510000
  • 电话:020-87564231
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